La importancia de implementar un Compliance laboral

En el contexto empresarial actual, la implementación por parte de las empresas de un programa de compliance laboral no es solo una práctica recomendable, sino una necesidad imperativa para asegurar el cumplimiento de la normativa laboral y evitar sanciones.

En este artículo, exploraremos en profundidad la importancia del compliance laboral, haciendo referencia a qué es, la legislación en torno a la que debe desarrollarse, los componentes esenciales para la implementación de un programa de cumplimiento efectivo y sus beneficios.

¿Qué es el compliance laboral?

El término compliance hace referencia al cumplimiento normativo dentro de una organización. En el ámbito laboral, el compliance laboral se refiere al conjunto de políticas y procedimientos que una empresa implementa para garantizar el cumplimiento de las leyes laborales, los convenios colectivos y las políticas internas que regulan las relaciones laborales, no solo en materia de seguridad, sino en el resto de ámbitos como pueden ser la conciliación laboral y familiar, la promoción interna y las políticas de contratación.

¿Qué legislación se debe tener en cuenta en un compliance laboral?

El marco legal que regula las relaciones laborales es amplio y abarca diversas normativas y convenios, entre las que se incluyen:

• Estatuto de los Trabajadores: Es la principal norma que regula las relaciones laborales. Establece los derechos y deberes de los trabajadores y empleadores, y dispone artículos sobre las condiciones de trabajo, salarios, despidos, etc., siendo fundamental para cualquier programa de compliance laboral.
• Ley de Prevención de Riesgos Laborales: Esta ley establece las obligaciones de las empresas en materia de seguridad y salud de los trabajadores, siendo esencial para prevenir accidentes laborales y enfermedades profesionales.
• Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales: Regula el tratamiento de datos personales de los empleados, un aspecto crucial del compliance laboral en relación con la privacidad y protección de datos.
• Ley de Igualdad efectiva de mujeres y hombres: Impone a las empresas obligaciones para garantizar la igualdad de trato y de oportunidades entre hombres y mujeres en el ámbito laboral.
• Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social: define el sistema de infracciones y sanciones en el ámbito laboral. Incluye penalizaciones para las empresas que no cumplen con las normativas laborales, como el impago de salarios, la contratación irregular y el incumplimiento de las medidas de seguridad laboral, entre otros. Las sanciones pueden ser de tipo económico o administrativo, y su cuantía depende de la gravedad de la infracción y del tamaño de la empresa.
• Convenios colectivos: Son pactos negociados entre los representantes de los trabajadores y los empleadores de un sector o empresa específicos. Estos acuerdos establecen las condiciones laborales particulares para cada sector o empresa, incluyendo salarios, horarios, vacaciones, formación, seguridad laboral y otros aspectos. Los convenios colectivos pueden complementar o modificar las normas del Estatuto de los Trabajadores y poseen fuerza legal para las partes que los firman.

¿Qué pasos se deben seguir para la implementación de un buen compliance laboral?

La implementación de un programa de compliance laboral debe ser un proceso estructurado que involucre a todas las áreas de la empresa. A continuación, se detallan los pasos clave para una implementación efectiva:

1. Compromiso de la alta dirección: La alta dirección de la empresa debe liderar el proceso y demostrar un compromiso firme con el cumplimiento normativo. Esto incluye la asignación de recursos y la designación de un responsable de compliance.
2. Diagnóstico inicial: Realizar una evaluación inicial para identificar las áreas de riesgo en las que es más probable que se produzcan incumplimientos normativos y estimar el estado de cumplimiento en la empresa. Identificar y evaluar los riesgos laborales específicos de la empresa es el primer paso para desarrollar un programa de compliance. Esta etapa es fundamental para diseñar un programa adaptado a las necesidades específicas de cada organización.
3. Políticas y procedimientos claros: Establecer políticas y procedimientos claros que cumplan con la legislación laboral vigente y las mejores prácticas de la industria. Estas políticas deben ser comunicadas y accesibles para todos los empleados.
4. Diseño del programa: Desarrollar el programa de compliance, incluyendo la definición clara de políticas, procedimientos, códigos de conducta y planes de formación. El diseño debe basarse en los resultados del diagnóstico inicial y en las mejores prácticas del sector.
5. Comunicación y formación: Implementar un plan de comunicación para informar a todos los empleados sobre el programa de compliance y proporcionar formación regular a los empleados sobre sus derechos y deberes laborales, así como sobre las políticas de la empresa. La formación continua es esencial para asegurar que todos los miembros de la empresa comprendan sus responsabilidades y el valor del cumplimiento normativo. También debe incluir la formación de los mandos intermedios y directivos en la gestión de cumplimiento normativo.
6. Mecanismos de supervisión y control: Establecer mecanismos para supervisar y controlar el cumplimiento de las políticas y procedimientos. Esto incluye la realización de auditorías internas e inspecciones regulares y la revisión periódica de las políticas y procedimientos, y la evaluación de la efectividad del programa.
7. Canal de denuncias: Crear un sistema de denuncias para que los trabajadores puedan, de forma confidencial, comunicar vulneraciones e incumplimientos de la normativa laboral.
8. Evaluación y mejora continua: Evaluar regularmente el programa de compliance para identificar áreas de mejora y actualizarlo en función de los cambios normativos y las necesidades de la empresa. La mejora continua es crucial para mantener un programa efectivo y adaptado a la realidad empresarial.
9. Respuesta y corrección: Establecer procedimientos para responder rápidamente a los incumplimientos y corregir las deficiencias identificadas. Esto incluye tomar medidas disciplinarias cuando sea necesario y ajustar las políticas y procedimientos para prevenir futuros incumplimientos.
10. Documentación y registro: Mantener un registro detallado de todas las actividades de cumplimiento, incluyendo evaluaciones de riesgo, formación, auditorías y acciones correctivas. La documentación adecuada es crucial para demostrar el cumplimiento en caso de inspecciones o litigios.

¿Qué ventajas supone la implementación de un compliance laboral?

Implementar un programa de compliance laboral ofrece múltiples beneficios para las empresas, entre los que se encuentran los siguientes:

• Prevención de sanciones: Un adecuado compliance laboral ayuda a las empresas a evitar sanciones administrativas y penales que pueden resultar de incumplimientos normativos. Las multas y sanciones pueden ser significativas y afectar la reputación y la estabilidad financiera de la empresa.
• Mejora del clima laboral: Cumplir con las normativas laborales y promover buenas prácticas laborales contribuye a un mejor clima laboral, aumentando la satisfacción y el compromiso de los empleados.
• Reducción de riesgos: Un compliance eficaz permite identificar y mitigar riesgos relacionados con incumplimientos legales, reduciendo la probabilidad de conflictos laborales, demandas judiciales y daños a la reputación corporativa.
• Aumento de la competitividad: Las empresas que implementan programas de compliance laboral son percibidas como más confiables y éticas, lo que puede mejorar su posición competitiva en el mercado y atraer talento.
• Responsabilidad Social Corporativa: La adopción de un programa de compliance laboral demuestra el compromiso de la empresa con la ética y la responsabilidad social, contribuyendo a una imagen corporativa positiva.